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软件联合快速制作出门证

发布时间:2021-01-22 13:05:49 阅读: 来源:多媒体讲台厂家

某厂招收了600多名工人,招工完毕后,为了便于统一管理,人力部门准备为全体员工制作统一的出门证。人力部的电脑里存有所有员工的基本信息和照片文件,此外也有一台可供彩色输出的打印机。如何才能方便快速地批量制作出所需要的证件,是摆在他们面前的一个现实问题。

员工小李经过琢磨和实践,想出了一套解决方案。她使用能导入数据表格中数据、可以实现批量制作证卡的办公软件CardMaker,结合原有的Excel表格数据,很轻松地便完成了这项任务。CardMaker可以从Excel表格中批量导入员工照片及相关信息,具有强大的数据库关联能力,只需编辑一张卡片并作必要的关联设置,便可一次性打印出全部员工的出门证。

一、背景与照片准备

首先需要准备一张卡片用的背景图片,可以用现成的图片,也可以自己用图像处理软件来设计,以此做出最终效果图,以便在CardMaker中制作证卡时使用。

接着是整理员工照片工作。给员工照相时一般是按部门或分队组拍摄的,千万注意照片顺序要和记录的员工姓名一一对应,否则可就乱套了。拍照完成后,我们可以给照片按原顺序批量重命名,稍做整理。不需要把照片文件名改为员工姓名,那样工作量会很大,后面用起来反而不便。

二、员工信息表准备

下面就是在Excel中制作相应的员工信息表,以备导入数据库所用。我们在第一栏输入出门证上所需信息字段,如:姓名、性别、部门、编号、照片。一定要有照片字段,而且照片文件名一定要和姓名逐一对应,在制作时才可正确批量导入。制作好员工信息表后把该信息表和照片放在同一文件夹内。(如图1)

三、导入数据批量制证

启动CardMaker,在菜单栏上选择“设置→设置卡片尺寸”,宽高尺寸要设置成和我们前面设计好的背景图片大小一致。然后在菜单栏上单击“图像→插入图像→来自文件”,找到前面制作好的背景图片,插入到工作区,作为卡片背景。

接下来在菜单栏上选择“数据库→从Microsoft Excel导入”命令,在弹出的对话框中找到前面制作好的员工信息表文件,如“全公司出门证信息.xls”,双击打开,弹出“编辑数据库记录”窗口,确定导入(如图2)。

导入成功后,就可以在菜单栏“文字→从数据库插入文字”子菜单发现插入的表格字段:<姓名>、<性别>、<部门>、<编号>、<照片>。加“< >”表示它们是子段,批量打印时可与数据库关联,自动改变相关信息打印(如图3)。

在菜单栏上单击“文字→插入文本”,在弹出的输入框中输入文字,如“姓名”,然后在卡片工作区背景上单击,拖动文本框,设置文字大小及字体,并放在合适位置,依次输入“姓名”、“性别”、“班级”、“编号”。

然后在菜单栏上单击“文字→从数据库插入文字”,点<姓名>,在插入的姓名文字后面单击,拖动文本框,设置文字大小及字体,放合适位置,依次插入<姓名>、<性别>、<部门>、<编号>,和前面插入的文字一一对应。

现在就是关键的关联照片了。这一步的目的是让照片与姓名关联起来。

单击菜单栏上“图像→插入图像→来自文件”,找到第一张员工照片,如g,双击打开,插入到背景图片上,适当调整大小及位置,然后在照片上单击右键,选择“编辑图像→关联数据库→<照片>”(如图4)。

最后,进行打印设置,具体设置可根据实际打印纸大小及证卡大小而定。设置完毕发送到打印机上打印即可。

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